Згідно з абзацом другим частини десятої статті 7 Закону України «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності» факт отримання документа дозвільного характеру засвідчується особистим підписом керівника юридичної особи, фізичної особи - підприємця або уповноваженої ним особи при пред'явленні документа, що засвідчує його особу, та документа про внесення плати за його видачу, якщо така плата передбачена законом.
Частиною першою статті 237 Цивільного кодексу України (далі — ЦК України) визначено, що представництвом є правовідношення, в якому одна сторона (представник) зобов’язана або має право вчинити правочин від імені другої сторони, яку вона представляє.
Відповідно до частини першої статті 239 ЦК України правочин, вчинений представником, створює, змінює, припиняє цивільні права та обов’язки особи, яку він представляє.
Статтею 244 ЦК України передбачено, що представництво, яке ґрунтується на договорі, може здійснюватися за довіреністю. Представництво за довіреністю може ґрунтуватися також на акті органу юридичної особи.
Згідно з частиною третьою статті 244 ЦК України довіреністю є письмовий документ, виданий однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами. Довіреність на здійснення правочину представником може бути надана особою, яку представляють (довірителем), безпосередньо третій особі.
Відповідно до частини першої статті 245 ЦК України форма довіреності повинна відповідати формі, в якій відповідно до закону має вчинятися правочин.
Слід також зазначити, що у деяких випадках законодавство прямо передбачає, що довіреність фізичної особи має бути нотаріально посвідчена.
Згідно з частиною другою статті 42 Цивільного процесуального кодексу України довіреність фізичної особи повинна бути посвідчена нотаріально або посадовою особою організації, в якій довіритель працює, навчається, перебуває на службі, стаціонарному лікуванні чи за рішенням суду, або за місцем його проживання.
Проте, якщо правочин, на вчинення якого уповноважується представник фізичної особи, не потребує нотаріального посвідчення, або якщо чинне законодавство прямо не встановлює обов’язковість нотаріального посвідчення довіреності фізичної особи – підприємця, довіреність може бути видана фізичною особою - підприємцем у звичайній письмовій формі.
Видача довіреності юридичною особою має свої особливості.
Частиною першою статті 246 ЦК України визначено, що довіреність від імені юридичної особи видається її органом або іншою особою, уповноваженою на це її установчими документами, та скріплюється печаткою цієї юридичної особи.
Проте, ЦК України не містить загального поняття органу юридичної особи. Натомість, стаття 99 ЦК України дає загальну характеристику виконавчого органу товариства, а стаття 161 - виконавчого органу акціонерного товариства.
Комплексний аналіз зазначених норм дозволяє дійти висновку, що під «органом юридичної особи» слід розуміти її виконавчий орган, створення якого передбачене установчими документами даної юридичної особи. Такий орган може складатися з однієї або кількох осіб. Якщо виконавчий орган організації складається з однієї особи, то довіреність від імені організації видається за підписом її одноосібного керівника та скріплюється печаткою цієї організації. Якщо ж виконавчий орган організації складається з кількох осіб, то рішення про видачу довіреності має прийматися більшістю голосів, якщо інше не передбачене установчими документами або спеціальним законом.
Враховуючи викладене, документом, що засвідчує повноваження особи подавати державному адміністратору документи від імені юридичної особи та фізичної особи – підприємця є довіреність, видана згідно чинного законодавства.
